هوش تجاری (BI) یک فرآیند مبتنی بر فناوری است که به منظور تحلیل داده‌ها برای کمک به مدیران ارشد، مدیران میانی و سایر کاربران جهت اتخاذ تصمیمات بهینه به کار برده می‌شود. هوش تجاری شامل مجموعه ای از ابزارها، برنامه‌های کاربردی و متدولوژی‌ها است که با جمع‌آوری داده‌ها از منابع درون سازمانی و برون سازمانی، داده‌ها را برای تجزیه و تحلیل آماده می‌کند. هوش تجاری در واقع از نظام به‌هم‌پیوسته‌ی فعالیت‌های مرتبط با هم نظیر داده‌کاوی، پردازش تحلیلی آنلاین، تحقیق و گزارش تشکیل شده است.
سازمانها و شرکت‌ها از BI برای بهبود تصمیم‌گیری‌ها، صرفه جویی در هزینه‌ها و کشف فرصت‌های تجاری جدید استفاده می‌کنند. هوش تجاری چیزی فراتر از جمع‌آوری گزارشات و مجموعه ابزارها، برای به کار گیری هوشمندانه‌ی سیستم‌های تجاری است. مدیران فناوری شرکت‌ها از هوش تجاری برای شناسایی عملیات تجاری ناقصی که می‌تواند بستر خوبی برای باز‌مهندسی باشند استفاده می‌کنند.
از مزایای استفاده از هوش تجاری می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
- تسریع و بهبود فرآیند تصمیم‌گیری
- بهبود فرآیندهای داخلی
- شناسایی فرصت‌های جدید
- دستیابی به مزیت‌های رقابتی جدید
سیستم‌های BI همچنین می‌توانند به شرکت‌ها در شناسایی روندهای بازار و مشکلاتی که باید مورد توجه قرار بگیرند، کمک نماید.
با پیاده سازی راهکارهای هوش تجاری فاصله موجود بین مدیران میانی و مدیرات ارشد از دیدگاه ارتباط اطلاعاتی از میان خواهد رفت و اطلاعات مورد نیاز مدیران در هر سطح، در هر لحظه و با کیفیت بالا در اختیار آنها قرار خواهد گرفت. همچنین کارشناسان و تحلیلگران می‌توانند با استفاده از امکانات ساده، فعالیت‌های خود را بهبود بخشند و به نتایج بهتری دست پیدا نمایند.
احساس نیاز به وجود یک سیستم هوش تجاری در سازمان برای اولین بار در سطوح بالای مدیریتی احساس می‌شود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخش‌های زیرین منتقل می‌گردد. مهمترین نیاز یک مدیر، تصمیم‌گیری است.
فرآیند تصمیم‌گیری می‌تواند به سه بخش کلی تقسیم شود که عبارتند از:
- دسترسی، جمع‌آوری و پالایش داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز
- پردازش، تحلیل و نتیجه‌گیری براساس دانش
- اعمال نتیجه و نظارت بر پیامدهای اجرای آن
در هر یک از موارد فوق، سازمان‌های قدیمی که از هوش تجاری استفاده نمی‌کنند، دارای مشکلاتی هستند که اغلب از عواملی چون حجیم بودن داده‌ها، پیچیدگی در تحلیل‌ها و ناتوانی در ردگیری نتایج فرآیندها و پیامدهای تصمیمات گرفته شده، نشأت میگیرند. هوش تجاری با کمک به حل مشکلات فوق، به دلیل ساختاری که در سازمان به وجود می‌آورد، فرصت‌های جدیدی نیز برای رشد سازمان ایجاد می‌کند و نه‌تنها عامل حذف مشکلات است، بلکه با صرفه‌جویی در زمان و هزینه، شرایط کاری را دگرگون می‌سازد. تصویر زیر نشان دهنده مراحل اجرای یک سیستم هوش تجاری در سازمان می‌باشد.
عوامل موثر بر هوش تجاری سازمان
همانطور که یک رویکرد سیستمی دقیق و به‌روز مانند هوش تجاری می‌تواند بر کارایی و عملکرد سازمان تاثیرات زیادی بگذارد، بسیاری از عوامل نیز بر میزان کارایی هوش تجاری سازمان تاثیرگذارند، از جمله این عوامل می‌توان به مشتریان، رقبا، شرکای تجاری، محیط اقتصادی و کارکنان داخلی اشاره کرد. با توجه به این نکته که هیچ کسب‌و‌کاری بدون مشتری معنا ندارد، پایش رفتار مشتریان و مخصوصاً شناسایی آنان از حیث دائمی یا موقتی بودن می‌تواند در پیش‌بینی میزان دقیق عرضه و تنظیم میزان تقاضا بسیار کارآمد واقع شود. بنابراین تکنیک‌های سیستم‌های حمایت تصمیم‌گیری هوشمند و مدیریت ارتباط با مشتری که در متن معماری هوش تجاری نهفته است، می‌توانند روند حرکت سازمان را با عقاید و علایق مشتریان همگام کنند. نداشتن اطلاعات کافی در رابطه با مشتریان مانند اینکه: مشتریان واقعی چه کسانی هستند؟ این مشتریان چه کالاهایی و در چه زمانی می‌خرند؟ چگونه می‌توان الگوهای خرید مشتری را استخراج کرد؟ چگونه می‌توان میزان وفاداری مشتری را بالا برد؟ معضلات فراوانی را در اجرای چنین رویکردهای نوینی به بار خواهد آورد.
با توجه به این منطق که اگر به هر تحلیلگری در قالب سیستم یا سازمان، اطلاعات ناقص یا اشتباه وارد شود، خروجی آن هرگز قابل ارزیابی مطلوب نخواهد بود و اگر بهترین ساز و کارها در اختیار افراد نامناسب قرار گیرد، مطمئناً ضمن کاهش عمر مفید کاری آنها، کارایی قابل توجهی هم نخواهند داشت، باید تاثیر عوامل متعدد داخلی و خارجی سازمان بر هوش تجاری را مطالعه کرد تا سازمان باوجود صرف هزینه و زمان هنگفت برای ایجاد تغییرات کلی، در خروجی دچار خسارات جبران ناپذیری نشود. چراکه تصمیمات اساسی و استراتژیک در سازمانها با بهبود قسمتی از آن بسیار متفاوت است.
این تصمیمات استراتژیک روند تفکر و حرکت سازمان را به کل تغییر می‌دهند و در صورت شکست، رجوع به نقطه اول و اصلاح اشتباهات یا تغییر جدید امکان‌پذیر نیست. زیرا تغییر فرهنگ سازمانی و نگرش افراد مستلزم برداشتن گامهای طولانی مدت و برنامه‌ریزی شده است. بنابراین کم تخمین زدن تاثیرات عوامل به نظر کوچک می‌تواند پایان یک راه امیدوارکننده و روشن را تیره و تار کند. ممکن است سازمانها در مواردی مشابه باشند، ولی هرگز دقیقاً عملکرد یکسانی نداشته باشند و حتی اگر عملکردشان نیز بسیار به هم شبیه باشد، محیط فعالیت متفاوت یا خاص باشد و با توجه به سایر موارد باید اینگونه معماری‌های بنیادین را طبق زیرساختها و ویژگی‌های سازمان، طراحی، برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی کرد.
همانطور که از تعاریف متعدد استنباط می‌شود، هوش تجاری در قالب هر تعریفی به دنبال افزایش سودآوری سازمان با استفاده از اتخاذ تصمیمات هوشمند و دقیق است و بطور اعم می‌توان اهداف زیر را برای این رویکرد نوین عنوان کرد:
1- تعیین گرایش‌های تجاری سازمان که موجب می‌شود تا سازمان بدون اتلاف وقت و هزینه و انرژی در سایر مسیرها به دنبال اهداف کلان و اساسی خود متمرکز شود.
2- تحلیل عمیق محیط های پیرامونی کسب و کار.
3- افزایش کارایی سازمان در امور داخلی و شفاف‌سازی رویه فرآیندهای کلیدی.
4- تسهیل در تصمیم گیری که جزو اهداف اساسی هوش تجاری محسوب می‌شود.
5- پیش بینی بازار که می‌تواند قبل از اینکه رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جدید به وجود آمده در بازار را عاید سازمان کند.
6- بالابردن سطح رضایتمندی مشتریان که می‌تواند موجبات استمرار کسب و کار باشد و از دست دادن این اعتماد و رضایتمندی معضلاتی را برای بنگاه به همراه دارد.
7- شناسایی مشتریان دائمی که وفادارند، می‌توان با پیگیری رفتار آنان، جهت‌گیری‌های کلان و استراتژیک را انجام داد.
8- تقسیم‌بندی مشتریان و متعاقباً ایجاد تنوع در روش برخورد با هرگروه از مشتریان.
9- استانداردسازی و ایجاد سازگاری بین ساختارهای سازمان.
10- تشخیص زود هنگام خطرات قبل از اینکه سازمان را به مخاطرات جدی بکشاند و شناسایی فرصت‌های کسب و کار قبل از اینکه رقبا آن را تصاحب کنند.
با توجه به موارد فوق می‌توان گفت که احساس نیاز به وجود هوش تجاری در سازمان برای اولین بار در سطوح بالای مدیریتی احساس می‌شود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخش‌های زیرین منتقل می‌شود، ولی برای ایجاد آن می‌بایست از پایین‌ترین سطوح و لایه‌ها شروع کرد. مهمترین نیاز یک مدیر، داشتن اطلاعات دقیق برای اتخاذ تصمیم درست است.
دیدگاهتان را بنویسید