کسبوکارها همیشه نیاز به تغییراتی دارند و باید بعد از مدتی که از عمر آن کسب‌و‌کار گذشت آنها را مورد ارزیابی قرار داد و یک سری ساختارشکنی جدید در آنها برای بدست آوردن سود بیشتر و از طرفی کم کردن هزینه‌ها ایجاد کرد.
در واقع مدیران سازمان به دنبال یک نگرش جدید مدیریتی هستند و به همین خاطر نیز باید این کار را انجام دهند. با این دگرگون‌سازی سازمانی ممکن است خیلی از کارمندان مخالف باشند، آن هم به این دلیل که آنها از تغییرات خوششان نمی‌آید. به همین دلیل کار که پیش رو دارید کار آسانی نیست. تمام این تغییرات در مبحثی با عنوان مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌و‌کار (BPR) قرار می‌گیرد.
BPR مخفف واژه Business Process Reengineering است و از سال1980 که یک نارضایتی فراگیر بابت عدم رضایت از ارزش افزوده ناشی از فن‌آوری اطلاعات در بیشتر سازمان‌های اقتصادی آمریکا حاکم شد این فرآیند شکل گرفت. در آن سال‌ها شرکت‌ها جهت توسعه بخش IT خود سرمایه گذاری‌های زیادی را انجام می‌دادند، منتها تاثیر زیادی را در افزایش بهره‌وری و توسعه عملکردی شرکت خود شاهد نبودند.
بالاخره آقای همر طرحی را برای این منظور ارائه داد. همر پس از مطالعه و تحقیق زیاد متوجه شد که اصلا اشکال از ساختار IT در آن دوران نیست. مشکل در جای دیگری است. مشکلات در فرآیندهای سازمانی، ساختارها و طراحی‌های سازمانی که به خوبی عمل نمی‌کردند مهمترین عامل برای به وجود آمدن مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌و‌کار شد.
پس از مطرح شدن این نظریه توسط آقای همر برخی از صاحبان کسب‌و‌کار نیز با او هم عقیده شدند و عدم انعطاف پذیری ساختارهای سازمانی که از سال‌های 1960 در بطن سازمان‌ها باقی مانده بود و هیچ تطابقی با روش جدید یا همان IT نداشت را مهمترین عامل در این مساله می‌دانستند. در کنار مسائلی که گفته شد، میتوان این گونه بیان کرد که ساختار جدید و بروز IT با ساختار قدیمی و فرسوده‌ای که از سال‌ها قبل بر پیکره سیستم باقی مانده بود همخوانی نداشت و نه تنها باعث پیشرفت نمی‌شد، بلکه باعث عقب ماندگی سیستم نیز شده بود.
همر این را به خوبی متوجه شده بود و تنها راه برون رفت از این بحران را طراحی مجدد فرآیندها می‌دانست. از سال 1993 این راه حل فراگیر شد و اکثر سازمان‌ها و نهادها به کار گرفته شد. یک پادزهر برای بیماری که سال‌ها مورد تضعیف کسبوکارها شده بود. مهندسی مجدد سازمان‌ها را میتوان از جهات مختلف محصول تکامل طبیعی و عملی استراتژی‌های کاربردی برخی از رویکردهای مدیریتی اخیر دانست که تاثیر عمده‌ای بر نحوه نگرش مدیریت و دگرگونی سازمان‌ها داشته است.
همر و چمپی همکار او این هفت اصل را در کتاب خود معرفی کردند.
- کارها را بر اساس نتایج برنامه‌ریزی کنید نه بر اساس وظایف؛
- همه‌ی فرایندهای شرکت را پیدا کنید و آنها را بر اساس فوریتِ بازطراحی مرتب کنید؛
- کارهای فناوری اطلاعات را با کارهای واقعی که اطلاعات را تولید می‌کنند ترکیب کنید؛
- منابعی را که از شما دور هستند طوری مدیریت کنید که انگار در سازمان مرکزی قرار دارند؛
- به‌جای اینکه نتایج فعالیت‌های موازی را ترکیب کنید آنها را به‌هم متصل کنید؛
- مراحل تصمیم‌گیری را برای وقتی بگذارید که کار را انجام می‌دهید و سعی کنید این فرایند را کنترل کنید؛
- اطلاعات را یک‌دفعه و در منبع خود به‌دست بیاورید.
تا کنون به بخشی از فواید مهندسی مجدد فرآیندها پی برده‌اید و متوجه شدید که چرا باید از این فرآیندها برای پیشرفت کسب‌و‌کار خود استفاده کنید.
این طور می‌توانیم بگوییم که امروزه با این تکنولوژی میتوان تنها با 2 درصد تغییر در کسب‌و‌کار خود میتوان به سود خوبی در زمینه کسب‌و‌کار مورد نظر دست پیدا کرد.
فکر نکنید که این کار کسب‌و‌کارهای کوچک را مدنظر قرار نمی‌دهد، خیر این چنین نیست. خیلی راحت بگویم این کار حتی برای استارت آپ‌ها نیز آنچنان سخت نیست. ممکن است برای افراد یک شرکت تازه تاسیس که تنها چند نفر هستند و در یک اتاق گردهم آمده‌اند تا برای مشکل شرکت خود راه حل بیندیشند بردن نام BPR هم خنده دار به نظر برسد. این‌ها مهم نیستند. مهم این است که فرایندهای بد می‌توانند مشکلات زیادی را برای کسب‌و‌کار کوچک شما ایجاد کنند.
تمام این مقدمه‌ها گفته شد تا به این مرحله برسیم که چطور میتوان از مدیریت مجدد فرآیند کسب‌و‌کار بهره برد. حال شما آماده هستید تا به سراغ اصل داستان برویم.
BPR را چطور اجرا کنیم؟
تعیین هدف و چشم انداز
تعیین یک چشم انداز از کسب‌و‌کاری که داریم مهمترین عامل برای شروع در BPR است. هدف درست است که در انتهای مسیر قرار دارد، اما شما باید از ابتدای مسیر هدف خود را مشخص کنید. اهداف مختلفی وجود دارد که صاحبان کسب‌و‌کار همیشه به آنها فکر می‌کنند مانند کاهش قیمت، افزایش فروش و افزایش میزان درآمد. اکنون باید این اهداف در راستای چشم اندازهای شرکت باشند.
حذف غیر ضروری ها
پس از به پایان رساندن مرحله اول اکنون وقت آن رسیده تا فرآیندها را بررسی کنید و مواردی که در عملیات موفقیت ما سنگ‌اندازی می‌کنند یا مانع پیشرفت سریع ما می‌شوند را قرنطینه کنید. همچنین ممکن است بسیاری از فرآیندها تاثیر مستقیمی روی نتایج شما داشته باشند. پس این نکته را به یاد داشته باشید که انجام درست این مرحله موفقیت یا شکست BPR را تضمین می‌کند.
کنترل فرآیندها در قرنطینه
شما در مرحله قبل فرآیندهایی را که احساس کرده بودید مانع پیشرفت شما هستند را قرنطینه کردید. اکنون وقت آن رسیده تا نگاهی مجدد به این لیست داشته باشید و ببینید اصلا چرا این موارد را کنار گذاشتید. چه اشکالی در روند آنها وجود داشته است؟ آیا میتوان این مشکل را حل کرد؟
بهرحال هرچه باشد معیارهای این قضاوت باید در تمام کسبوکارها حتی رقبا چنین شرایطی داشته باشد.
تجهیزات IT
اکنون زمان آن رسیده است تا فرآیند BPR خود را آغاز کنید. به همین منظور شما باید ابتدا زیرساختی مناسب برای پیاده‌کردن آن داشته باشید. از این رو باید یک سیستم فن‌آوری اطلاعات کارآمد و مرتبط می‌تواند شما را در رساندن به خواسته‌هایتان همراهی کند. مدیریت این سیستم به عهده شما است.
ساخت طرح اولیه
شما ابتدا یک طرح اولیه را آماده کرده‌اید و می‌خواهید آن را وارد بازار کنید یا به تولید انبوه برسانید. بهتر این است که ابتدا این طرح را به صورت آزمایشی اجرا کنید. خروجی اجرای این طرح به شما کمک زیادی خواهد کرد. ممکن است در اجرا شکست بخورید. با این وجود پس ضرر کمتری را متحمل خواهید شد. به نتایج این آزمایشات دقت کنید. چرا که ممکن است شما را با بسیاری ایده‌ها و افکار جدید آشنا کند.
هماهنگی ارکان
آخرین مرحله از مراحل BPR این است که باید تغییرات را مدیریت کنیم. تمام تغییرات بوجود آمده مانند تهیه اسناد جدید، ساختارهای سازمانی و … باید مدیریت شوند.
همیشه احتمال شکست وجود دارد
این جمله را به یاد داشته باشید. همیشه و در بهترین حالات همیشه احتمال شکست وجود دارد. پس شرایط مختلف را در نظر بگیرید و بدانید که در کدام راه قدم بر می‌دارید.
پیروزی
شرایط کلی برای پیروزی شما آماده است؛ به شرطی که:
- اولویت نیازهای مشتری باشد
- کاهش هزینه‌ها برای بهبود فضای رقابت با سایر شرکت‌ها
- تبدیل فرآیندهای عادی به فرآیندهای استراتژیک و نگاه کلی به کسب‌و‌کار
- تمرکز روی نتیجه و ادغام فرآیندها برای دسترسی آسان‌تر و مثمرثمرتر به نتیجه
- قضاوت عادلانه نسبت به تمام مراحل در داخل و خارج از سازمان و بهبود روش‌های موجود
شکست
اگرهایی برای شکست شما:
- اگر برنامه را برای بهبود اعمال تغییرات جزئی ببینیم و تمام مراحل را مورد بررسی قرار ندهیم
- اگر و فقط اگر این کار را برای کاهش هزینه انجام دهیم
- اگر از سوی مدیران و همچنین مشتریان حمایت نشوید
- اگر فرآیندها را مکانیزه نکنید
- اگر از سایر رقبا الگوبرداری نکنید
- اگر فقط یک بخش بهینه شود و سایر بخش‌ها نادیده گرفته شود
نتیجه گیری
این تمام مراحلی بود که در مورد مهندسی مجدد فرآیند کسب‌و‌کار به آن پرداختیم. به صورت کلی BPR در واقع تغییراتی است که در طول روند کار به آنها برخورده‌اید و ممکن است حتی در مرتبه اول شکست خورده باشید.
بنابراین هنگامی که شما از مهندسی مجدد فرآیندها استفاده می‌کنید در واقع ریسک شکست عملی در پروژه اصلی را کنار گذاشته‌اید. بهتر است تمام مراحلی که گفتیم را از بالاترین تا پایین‌ترین رتبه در سازمان انجام دهید و خروجی آنها را به شدت مورد بررسی قرار دهید.
منبع: MIZ
دیدگاهتان را بنویسید